Автоматизация учета рабочего времени в «Почте России»

«Почта России» — федеральная почтовая компания с сетью из десятков тысяч отделений по всей стране. Отделения различаются по формату работы, объему нагрузки, набору услуг и штатному расписанию, а сотрудники работают в разных часовых поясах.

Изначально формирование графиков осуществлялось вручную. Это требовало больших трудозатрат и отнимало много времени. Руководители отделений и специалисты кадровых служб заполняли первичные табели на сотрудников, а итоговые данные затем переносились в учетную систему. Компании нужен был единый цифровой контур, который объединил бы планирование, учет рабочего времени и данные о персонале и сделал процессы более прозрачными.

Автоматизировать планирование смен с учетом фактической нагрузки отделений, перевести учет рабочего времени сотрудников в цифровой формат и обеспечить централизованный контроль данных. Также требовалось учитывать специфику работы персонала, включая совместительство должностей, организовать передачу информации для расчета заработной платы и интегрировать решение с корпоративными ИТ-системами.

Для автоматизации процессов «Почта России» внедрила Goodt WFM. Система рассчитывает нагрузку отделений и на ее основе формирует гибкие графики, позволяя сопоставлять количество сотрудников с объемом работы в конкретный момент. Руководители из центрального офиса получили возможность контролировать ситуацию в отделениях в режиме реального времени.

Следующим этапом стал переход на автоматизированный учет рабочего времени. Система фиксирует начало и окончание рабочего дня, опоздания, ранние приходы, отпуска и отсутствия, а также учитывает совместительство нескольких должностей. Для регистрации присутствия дополнительно реализовали мобильный механизм на базе QR-кодов — сотрудник отмечается с помощью смартфона, а данные поступают в единую систему.

Информацию о фактически отработанном времени Goodt WFM автоматически передает для расчета заработной платы. В рамках проекта также разработали интеграционный модуль с 1С и настроили взаимодействие с ИСС «Паспорт ОПС» и ЕИАП.

Автоматизация избавила сотрудников отделений и кадровых служб от ручного заполнения первичных табелей и позволила формировать данные об отработанном времени день в день. Единый контур обеспечил прозрачность учета, централизованный контроль процессов и автоматический обмен данными с системами расчета заработной платы. Мобильная регистрация по QR-кодам позволила масштабировать цифровой учет присутствия на всю филиальную сеть без дополнительных технических вложений.