Модернизация документооборота в Управлении автомобильных дорог Республики Карелия

Централизация работы с документами и контроль исполнения поручений на базе LDM.Express

Ситуация

Управление автомобильных дорог Республики Карелия — государственное учреждение, отвечающее за строительство, реконструкцию, капитальный и текущий ремонт, а также содержание дорожной сети региона. В зоне ответственности организации находятся почти 6500 километров автомобильных дорог регионального и межмуниципального значения, а также более 550 мостов и путепроводов.

Работа управления сопровождалась большим объемом материалов: договорами, входящей и исходящей корреспонденцией. При этом документооборот велся преимущественно в бумажном виде, а появление удаленных рабочих мест затруднило сотрудникам доступ к информации.

Отсутствие единой цифровой системы приводило к задержкам при согласовании и подписании документов. Это затрудняло планирование и контроль сроков исполнения проектов и поручений, увеличивая операционные риски.

Задачи

Автоматизировать делопроизводство и канцелярию, обеспечить удаленный доступ к документации и создать условия для коллективной работы сотрудников. Также требовалось выстроить прозрачный контроль сроков исполнения документов и поручений, сократить количество ошибок при работе с документацией и повысить скорость принятия управленческих решений.

Решение

Процессы делопроизводства и работы канцелярии были переведены в электронный формат, сотрудники получили удаленный доступ к документации. Это позволило сократить время согласования и принятия решений, наладить совместную работу всех подразделений и снизить количество ошибок при обработке документов.

Подробнее о LDM.Express

Подробнее

EXP

Результат

Для перехода на электронную систему документооборота (СЭД) Управление автомобильных дорог Республики Карелия выбрало коробочное решение LDM.Express. Оно заменило бумажные процессы и позволило автоматизировать регистрацию, согласование и контроль исполнения документов. Все этапы обработки договоров и корреспонденции переведены в единый контур. Для сотрудников, работающих вне офиса, организован удаленный доступ к системе.

на 40 %

сократилось время обработки документации

30 мест

организовано для дистанционной работы

Цитата

Александр Кошкин

Руководитель ИТ, Управтодор Карелии

«В системе начали работать три заместителя руководителя, специалист по делопроизводству, начальники отделов и их заместители, инженеры на местах и сотрудники, выбравшие удаленный формат. Ценность системы в том, что она помогает им лучше выполнять профессиональные задачи, планировать свою работу, видеть приближение контрольных сроков и вовремя предпринимать активные действия. Тогда СЭД перестает восприниматься исключительно как инструмент надзора в руках начальства и может стать действительно средством коллективной работы»

У вас похожая бизнес-задача?

Свяжитесь с нами, и мы предложим решение, подходящее вашей компании.

Связаться с нами