Система электронного документооборота для агропромышленного холдинга «Агроинновация»

«Агроинновация» — российский агропромышленный холдинг с шестью производственными площадками в Белгородской и Курской областях. Центральный офис расположен в Москве, а штат превышает 1500 сотрудников.

Документооборот холдинга велся преимущественно в бумажном виде. Из-за территориальной разрозненности предприятий документы регулярно пересылались между филиалами, дублировались или терялись. Сотрудники были вынуждены повторно готовить одни и те же комплекты документов, а согласование договоров и финансовых документов занимало значительное время.

Кроме того, отсутствовала единая система хранения и контроля. Было сложно отследить, где находится документ и кто за него отвечает. Эти факторы напрямую влияли на операционные процессы.

Необходимо было создать единое цифровое пространство для работы с документами всех юридических лиц холдинга, обеспечить прозрачное согласование и контроль исполнения, а также минимизировать риск потери документов. Особое внимание уделялось ускорению процессов согласования, прежде всего по договорам.

В качестве основы решения выбрана коробочная система LDM.Express, которая позволила в короткие сроки внедрить электронный документооборот (СЭД). В рамках проекта реализована модель разграничения прав доступа для нескольких юридических лиц, автоматизированы базовые процессы делопроизводства и канцелярии, согласования и контроля сроков. Система была адаптирована под работу территориально распределенных подразделений, что обеспечило быстрый запуск и вовлечение пользователей без сложной технической подготовки.

Компания перешла к централизованному электронному документообороту. Работа с документами стала управляемой и прозрачной для всех подразделений. Сократилось количество ручных операций, упростился контроль движения документов и сроков согласования. Взаимодействие между филиалами стало более организованным, а ключевые процессы — предсказуемыми.